Thực hiện khoản 2 Điều 62 Luật Công chứng, UBND tỉnh đã xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh và ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam tại Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 08/10/2020 (viết tắt là Quy chế); đồng thời tại Điều 5 Quy chế phối hợp trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 2437/QĐ-UBND ngày 19/9/2022 của UBND tỉnh (viết tắt là Quy chế phối hợp) quy định trách nhiệm cụ thể của các Sở, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố trong việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tài sản lên Cơ sở dữ liệu công chứng để phục vụ công chứng các hợp đồng, giao dịch về tài sản đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, qua theo dõi, trong thời gian qua một số cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản ngăn chặn chưa cập nhật kịp thời hoặc không cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tài sản lên Cơ sở dữ liệu công chứng và chưa phối hợp cung cấp thông tin ngăn chặn cho Sở Tư pháp theo đúng quy định tại Điều 6 Quy chế. Việc chậm cập nhật, cập nhật không đầy đủ, không cập nhập thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu công chứng dẫn đến tình trạng các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đang bị tạm ngừng giao dịch, làm phát sinh tranh chấp, tạo điều kiện cho các đối tượng lợi dụng để thực hiện hành vi lừa đảo chiếm đoạt tài sản.
Để chấn chỉnh tình trạng nêu trên, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý, hạn chế rủi ro trong việc công chứng các hợp đồng, giao dịch về tài sản, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các Sở, ngành và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố tập trung triển khai thực hiện các nội dung sau:
1. Tổ chức triển khai thực hiện nghiêm, có hiệu quả Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh và Quy chế phối hợp trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.
2. Chỉ đạo bộ phận trực thuộc kịp thời cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản thuộc lĩnh vực quản lý lên Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn tài sản theo đúng quy định tại Điều 6 của Quy chế và Điều 5 của Quy chế phối hợp; đồng thời gửi thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản về Sở Tư pháp để theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Việc không cập nhật kịp thời thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tài sản lên Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh nếu phát sinh tranh chấp, gây hậu quả pháp lý thì các cơ quan, đơn vị, địa phương phải liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật.
3. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan và các địa phương tổ chức tham mưu UBND tỉnh sơ kết 03 năm thực hiện Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh để nghiên cứu, xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp, đảm bảo đúng quy định của pháp luật./.
